June 28, 2009 / erstellt am: June 28, 2009
Gedanken, Grafik, Präsentation

Richtig präsentieren und worauf man achten muss

Ich bin kein Experte, was Präsentationen betrifft und dennoch habe ich in meinem Leben als Grafiker schon so manche eigene oder fremde Präsentation mit mehr oder weniger Erfolg miterlebt. Im Internet findet man unzählige Ratschläge und Checklisten zu Präsentationstechniken. Ich will jedoch meine eigenen Gedanken hier festhalten und konzentriere mich vor allem auf Gedanken zum Ablauf und Strategie einer Präsentation. Auch auf Selbstverständlichkeiten und Binsenweisheiten wie zum Beispiel laut und deutlich sprechen, ordentlich gekleidet sein oder rhetorische Tipps verzichte ich. Obwohl ich meine Ratschläge eher allgemeingültig formulieren will, denke ich natürlich in erster Linie an Präsentationen grafischer Arbeiten. Dabei geht es darum einen Job zu erhalten oder eben nicht.

Die Ausgangslage
Ein Präsentator oder eine Präsentatorin ist anwesend (präsent) stellt ein Projekt oder ein Konzept einem Teilnehmergremium mit ausgewählten Präsentationshilfsmitteln vor. Der Präsentator will mit seiner Präsentation in den meisten Fällen ein bestimmtes Ziel erreichen und darum muss er sich im Voraus einige Gedanken zu seiner Präsentation machen:

Die Meinungsbildung
Die Präsentationsteilnehmer sehen und hören das Präsentierte oftmals zum ersten mal und sind zum Teil gar nicht fähig sofort eine Meinung dazu zu bilden, weil sie das Ganze zuerst verarbeiten müssen. Entweder erhalten sie einige Tage vor der Präsentation gewisse Unterlagen, was jedoch die Spannung und Überraschung der eigentlichen Präsentation etwas verringert. Dafür können sie sich in aller Ruhe Gedanken machen und kommen vorbereitet an die Präsentation. Oder man verlangt am Ende der Präsentation eine feedback-Runde zu einem späteren Zeitpunkt, was aus Zeitmangel meistens auch etwas schwierig ist. Oftmals sagen die Teilnehmenden einfach irgendetwas, wenn sie spontan nach ihrer Meinung gefragt werden. Sie fühlen sich überrumpelt und wollen sich natürlich keine Blösse geben, in dem sie zugeben, dass sie noch keine Meinung haben. Darum sollte der definitive Entscheid nicht unmittelbar nach der Präsentation erfolgen. Dies bestimmt natürlich der Auftraggeber und kann vom Präsentator nur vorgeschlagen werden.

Der Präsentator ist der «master of ceremony»
Grundsätzlich ist während einer Präsentation alles erlaubt, was der Sache dient und wenn nichts anderes vorgegeben ist, kann der Präsentator auch den Ablauf der Präsentation bestimmen. Und doch noch eine Binsenweisheit: Sich kurz fassen ist immer besser als langatmige Erklärungen abzuliefern.

Ausufernde Diskussionen
Wenn die Präsentation nicht klar strukturiert ist, kann es zu ausufernden Diskussionen führen. Die Teilnehmenden fühlen sich dann berufen, selber kreativ zu werden und an den Entwürfen mitzuarbeiten. Rein theoretisch wäre da nichts einzuwenden, aber in der Praxis sind es meistens etwas banale Vorschläge wie zum Beispiel: Könnte man den Hintergrund nicht grün machen? Oder wie wäre es, wenn das Logo etwas grösser wäre? Auf solche Vorschläge zu reagieren (wenn man sie nicht ignorieren kann) ist äusserst schwierig und darum sind solch ausufernde Diskussionen zu vermeiden.
Als Präsentator gibt man die Struktur und den Ablauf der Präsentation vor und so könnte man andere Formen von Diskussion oder Meinungsäusserung festlegen: Jeder Präsentationsteilnehmer hat z.B. nach einer definierten Bedenkzeit die Möglichkeit ein kurzes Statement (Betonung auf kurz) abzugeben oder eine Frage (Betonung auf eine) zu stellen und mehr nicht.

Die Killerargumente
Oftmals genügt nur ein spontanes Scheinargument, um einen Entwurf zu kippen. Hier hilft nur Hartnäckigkeit in dem man höflich aber bestimmt eine logische Erklärung der Argumentation verlangt. Nur auf Argumente, die man selber versteht, kann man gegenargumentieren. Offengelegte Meinungsverschiedenheiten sind natürlich äusserst ungünstig und müssen geschickt vertagt werden. Oftmals werden diese Argumente später vergessen oder werden unwichtig, weil sie doch zu wenig reflektiert waren.

Das diffuse Gefühl am Schluss
Vor allem bei Präsentationen von grafischen Arbeiten, wo es darum geht, diese anzunehmen oder abzulehnen, kommt bei den Teilnehmern am Schluss oft das Gefühl auf, es könnte ja noch etwas Besseres geben - egal wie gut das Präsentierte ist. Obwohl dieses Gefühl wahrscheinlich nie ganz zu verdrängen ist, ist es doch besser bei der Präsentation 2 Varianten zu zeigen, damit der Teilnehmende eine Auswahl hat. Mehr als zwei Varianten sind aber nicht sinnvoll, weil der Teilnehmende sonst überfordert ist.
Am klar definierten Ende einer Präsentation muss der Präsentator den Ball zurück an die Teilnehmenden geben. Um dabei ausufernde Diskussionen zu vermeiden am besten mit einer konkreten Frage: Und wie ist das weitere Vorgehen nun? Diese Frage lenkt vom Inhalt ab und konzentriert sich nur auf das Vorgehen.

Der Entscheid
Im positiven Falle einer Annahme der Entwürfe gibt es nur eines: sich freuen und an die Arbeit der Umsetzung gehen. Bei negativen Entscheidungen würde ich in jedem Falle eine Begründung verlangen, man will schliesslich und berechtigterweise daraus etwas lernen. Oftmals hat man solche negativen Entscheidungen zu akzeptieren. Insistieren oder sogar seinem Unmut Ausdruck verleihen, bringt überhaupt nichts und wirkt unprofessionell. Im Gegenteil, so verbaut man sich die Möglichkeit einer zukünftigen Anfrage zur Präsentation. Übrigens habe ich bei nicht erfolgreichen Präsentationen meistens mehr gelernt als bei erfolgreichen.

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Kommentiert von Dr. Michael Gerharz am 11. Juli 2009
Präsentationscoach

Nach meinem Eindruck scheitern viele «Pitches» daran, dass der Vortragende selber gar nicht so genau weiß, was er eigentlich herüberbringen möchte. Erstaunlich viele Vortragende sind nämlich gar nicht in der Lage, für Ihren Vortrag prägnant die Kernaussage auf den Punkt zu bringen. Wenn man aber selbst gar nicht so genau sagen kann, was eigentlich von der eigenen Präsentation bei den Zuhörern hängen bleiben soll, wie soll dann eigentlich bei den Zuhörern das Richtige ankommen?

Zu einer ordentlichen Vorbereitung einer Präsentation gehört demnach vor allem, dass man sich selbst über das Ziel klar wird und sehr prägnant, am besten in einem Satz, auf den Punkt bringt, was die Kernaussage der Präsentation sein soll. Sobald man das einmal geschafft hat, ergibt sich vieles wie von selbst, denn alle Argumente der Präsentation müssen dabei helfen, diese Kernaussage verständlich zu machen. Die Argumentation sollte dabei möglichst einfach und anschaulich und wirklich auf das Nötige beschränkt sein – anstatt einfach alles zu erzählen, was einem zum eigenen Thema einfällt.

Selbstverständlich gehört zu einer ordentlichen Präsentationsvorbereitung auch dazu, sich noch einmal intensiv mit dem eigenen Thema auseinanderzusetzen, mögliche Einwände bereits vorab im Kopf durchzugehen und die Reaktion auf kritische Nachfragen auch zu üben. So kann man während des Vortrags souverän auf solche Situationen reagieren und tatsächlich das Heft in der Hand behalten. Und natürlich hat Herr Röthlisberger recht, wenn er empfiehlt, sich eher kurz zu fassen. Niemand hört gerne ausschweifenden Präsentationen zu, die einfach nicht zum Ende und schon gar nicht zum Punkt kommen.